Es el uso organizado del sentido común para encontrar formas más fáciles y mejores de realizar tarea.
La simplificación del trabajo posibilita la racionalización de las tareas, lo que permite el abatimiento de costos, menor inversión de capital y el mejoramiento de la rentabilidad de nuestros recursos y de los interesados en la empresa.
La simplificación del trabajo presupone el mejor método de trabajo" el más fácil; proporciona también un enfoque organizado que no sólo hace que la supe- ración personal sea más fácil, sino que además se ajusta como una modalidad conveniente y continua.
De los índices parciales, el más usado es el de la productividad del trabajo, el cual relaciona la producción obtenida durante un periodo determinado, respecto a los recursos empleados para ello. También puede expresarse como el número de bienes o servicios producidos por cada empleado. La unidad de medida en la duración del trabajo puede ser de una hora, un día, un mes, un año, etcétera.
PROCEDIMIENTOS
En la generalidad de las empresas la falta principal es el descuido de la administración para aplicar en su totalidad los principios de organización a los mecanismos de crecimiento de la empresa Como hemos asentado en el capítulo anterior, los órganos (unidades administrativas) son responsables de ejercer las atribuciones que de- terminan las disposiciones legales respectivas, de las cuales se derivan tanto funciones como sistemas y procedimientos de trabajo.
La multiplicidad de funciones y el crecimiento de las operaciones, tanto en empresas del sector oficial como del privado, inciden en la 
proliferación de procesos funcionales (crecimientos acelerados) que requien grandes cantidades de recursos humanos, materiales y financieros que generalmente conducen a zonas de empautamiento para el mejoramiento de la capacidad de producción de bienes o servicios frente a los consumidores y los clientes.
proliferación de procesos funcionales (crecimientos acelerados) que requien grandes cantidades de recursos humanos, materiales y financieros que generalmente conducen a zonas de empautamiento para el mejoramiento de la capacidad de producción de bienes o servicios frente a los consumidores y los clientes.
La permanente revisión de los sistemas, estructuras y procedimientos por las unidades responsables del mejoramiento administrativo permitirá conocer de manera integral la operación de la institución o de cualquier unidad administrativa.
La presentación de procedimientos aislados no permiten conocer de manera integral la operación de la empresa o de una de sus partes (unidad administrativa) y el reconocer la deficiencia en la calidad de los servicios prestados, y la necesidad de identificar problemas y dificultades administrativas que se presentan en el cotidiano que hacer institucional, en mucho obedece a la ausencia de procedimientos redactados y a su representación (graficación); de aquí la necesidad de agrupar- los en forma ordenada en un solo documento denominado "Manual de procedimientos".
El estudio de procedimientos tiene diferentes matices, tema que es tratado ampliamente en otro capítulo de la obra; sin embargo, es importante destacar que una vez que se ha recabado, integrado y analizado la información materia del estudio, se procederá a la graficación de los procedimientos. La representación de los procedimientos sujetos a estudio, puede ser más o menos compleja, según sea la técnica de diagramación y el objeto o ámbito de aplicación de los mismos.
Proceso de trabajo
La representación de un proceso de trabajo en una forma
que soporte manipulación automatizada, cómo modelar, o represente el sistema de
gestión del flujo de trabajo.
La definición del proceso consta de una red de actividades
y sus relaciones, criterio para indicar el comienzo y la terminación del
proceso, e información acerca de las actividades individuales, como
participantes, asociados a datos y aplicaciones, entre otras cosas.
Conjunto de uno o más procedimientos o actividades
vinculados, que colectivamente realizan un objetivo de trabajo o meta táctica,
en el contexto de una estructura organizada definiendo reglas funcionales y
relaciones.
Límites en el proceso de trabajo
- Un proceso de trabajo está típicamente asociado con objetivos operacionales y relaciones de trabajo. Por ejemplo un Proceso de Reclamación de Seguros, o un Proceso de Desarrollo de Ingeniería. Un proceso debe estar totalmente contenido en una única unidad de organización o puede que tenga varias organizaciones diferentes, como en una relación cliente-distribuidor.
- Un proceso de trabajo tiene definidas condiciones, desencadenando su inicio en cada nuevo ejemplo (la llegada de una reclamación) y rendimientos definidos a su conclusión.
- Un proceso de trabajo puede que asocie interacciones correctas o relativamente incorrectas entre los participantes; su duración puede también variar ampliamente.
- Un proceso de
trabajo puede constar de actividades automatizadas, capaces de la gestión
del flujo de trabajo, y / o actividades manuales, que deben estar más allá
del ámbito de la gestión del flujo de trabajo.
El crecimiento y el control del proceso
Objetivos para mejorar:
- Eliminar el trabajo innecesario.
- Combinar las diversas operaciones o sus elementos.
- Combinar el orden de las operaciones.
- Simplificar las operaciones necesarias.
Análisis de procesos y cambios de paradigmas
Un análisis de proceso describe los distintos tipos
de pasos que se asocian a un proceso en particular. Identifica los pasos que le
agregan valor (es decir, trabajo) y los que no lo hacen (desperdicio). Es
preciso recordar que la clave de la reingeniería de procesos es eliminar o
reducir al mínimo el desperdicio del proceso. Sin embargo, antes de poder eliminarlo
o reducirlo al mínimo, es preciso identificarlo. Un análisis del proceso
permite esto: identificar el desperdicio.
Además, un análisis del proceso permite examinar el
flujo global de cualquier actividad de trabajo. Los procesos suponen una serie
de pasos, y un análisis del proceso permite captar los tipos y el orden
específico de éstos. Asimismo, un análisis del proceso permite captar datos
cuantitativos, incluyendo:- Cuánto tiempo toma el proceso.
- Cuánto desperdicio contiene.
- Cuántas personas involucra.
- Cuánto cuesta.
Sin embargo, el propósito de un análisis de proceso
no es sólo recolectar datos. Más bien, se trata de realizar algún tipo de
mejora. Recolectar datos y no hacer nada al respecto supone una pérdida de
tiempo y esfuerzo. EI propósito final de cualquier análisis del proceso es:
- Elevar la calidad del proceso.
- Aumentar la eficiencia.
- Reducir los costos relativos al proceso.
- Hacer el trabajo más sencillo y menos fatigoso.
- Hacer el trabajo más seguro.
¿Qué es un paradigma?
- Percepción: modelo a seguir, supuesto o marco de referencia que se acepta como válido y que marca el modo en que percibimos las cosas.
- Nuestra forma de pensar define cómo hacemos las cosas.
- Define cómo reaccionamos, respondemos, entendemos, pensamos, analizamos, actuamos.
- Los grandes avances, grandes cambios, son producto de cambios de paradigmas.
Técnica de Simplificación de Trabajo
Medición del
trabajo: La medición del trabajo es la aplicación de técnicas para determinar
el tiempo que invierte un trabajador calificado en llevar a cabo una tarea
definida efectuándose según una norma (método) de ejecución Preestablecida.
Planeación de la distribución de espacio: La
distribución de espacio se refiere a la disposición física de los puestos de
trabajo, de sus componentes materiales y a la ubicación de las instalaciones
para atención y servicios tanto para el personal, como para los clientes.
Diagrama de procedimientos o proceso: Ayudan a los
analistas a comprender en su totalidad los trámites actuales de una dependencia
u oficina y también sirven para la búsqueda de mejoras, además permiten
discutir los trámites más eficazmente con el personal operativo.
Gráfica de la distribución física de la oficina y
distribución en planta
Diagrama de Pescado
Diagrama de Pert
Diagrama de Gantt
