NORMAS,POLITICAS Y PROCEDIMIENTOS

NORMAS,POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS 

   

 NORMAS.

 Se como norma a la regla o un conjunto de estas, una ley, una pauta o un principio que se impone, se adopta y se debe seguir para realizar correctamente una acción o también para guiar, dirigir o ajustar la conducta o el comportamiento de los individuos.

En relación a su significado, se establece que el término norma proviene del latín y significa “escuadra”, lo cual es un instrumento con un ángulo recto (en forma de escuadra) que se utiliza para ajustar algunos materiales, como maderas, piedras, etc.

   La norma se puede aplicar en la gran mayoría de conocimientos o áreas. En lingüística y gramática, una norma es el conjunto de reglas que determinan el uso correcto de la lengua, y el conjunto de caracteres lingüísticos al que se ajusta la construcción y la corrección gramatical.

   En la tecnología y la industria, una norma es el procedimiento, un modelo o patrón, al que se ajusta un trabajo, una tarea o un proceso. También es la regla que determina el tamaño, la composición y otras características, como la calidad, que debe tener un objeto o un producto industrial para garantizar un equilibrio socioeconómico en el mercado.

   Las normas comentadas anteriormente, son elaboradas o redactadas y aprobadas por varias instituciones internacionales en un proceso denominado normalización o estandarización.

POLÍTICAS.

   Es la forma ideológica que centra el poder a un grupo de personas que lideran y velan por las garantías de una población. El termino política se remonta al siglo V a.c. cuando Aristoteles desarrollo una obra que la tituló “Política”, la cual fundamento los principios de lo que actualmente es Administración de poder.
   En efecto, Por ser la Política la Administración de Poder que tiene un encargado y sus seguidores, debe ser tratada con cautela, actualmente la política posee distintas vertientes, dadas las formas de pensar de diferentes pueblos que practican diferentes culturas y estilos de vida. La Política se debe adaptar a las condiciones de la región en la que se emplea, pero también la política se utiliza para la relación entre países para el desarrollo de las comunidades con ayuda externa.

PROCEDIMIENTOS. 

   Es un término que hace referencia a la acción que consiste en proceder, que significa actuar de una forma determinada. El concepto, por otra parte, está vinculado a un método o una manera de ejecutar algo.

TIPOS DE NORMAS
Las normas implican un conjunto de reglas o leyes que determinan el comportamiento y deben ser cumplidas por un determinado individuo en un específico lugar y tiempo.
Existen distintos tipos de normas, dependiendo de quién las promulgue, ante quién deban respetarse, quién es el encargado de ejercer el castigo por incumplimiento, hacia quiénes son destinadas y de quién se espera su obediencia.
Normas sociales: estas normas son dictadas a partir de una serie de costumbres, tradiciones, y modas que prevalecen en una sociedad en particular y frente a la cual los sujetos deben responder con su cumplimiento. Estas reglas surgen de manera espontánea tras la repetición de determinadas costumbres a lo largo del tiempo pero no por esto no son percibidas por el individuo, a quien se las imponen, como no obligatorias. En caso de que un miembro de la sociedad, del que se espera que las respete, no lo haga, puede ser castigado con el rechazo y repudio social.
Normas religiosas: estas normas devienen de Dios, quien las destina a todos los seres humanos, quienes deben responder ante él con su cumplimiento. A pesar de esto, su cumplimiento se espera por parte de la comunidad de los creyentes. En caso de que no cumplan con las normas divinas, el individuo será castigado con la conciencia del pecado.Normas morales: estas normas, a diferencia de las anteriores, no son dictadas por nadie más que por el propio individuo, es por esto que están destinadas a sí mismo y responden a la propia conciencia. Las normas morales, en caso de no ser obedecidas por el individuo, este será castigado con su propio remordimiento.
Normas jurídicas: estas leyes son formuladas por el poder legislativo y son dirigidas para todos los individuos de una comunidad política en particular, de quienes se espera su cumplimiento. El individuo debe responder, en caso de su incumplimiento, ante un tribunal y será castigado con aquello que dictamine la ley.

Características de los procedimientos

   Las principales características de los procedimientos según Melinkoff (1990), consisten en que no son de aplicación general, sino que su aplicación va a depender de cada situación en particular, son de gran aplicación en los trabajos que se repiten, de manera que facilita la aplicación continua y sistemática y son flexibles y elásticos, ya que pueden adaptarse a las exigencias de nuevas situaciones.

Desde otro punto de vista Gómez G (1997) se enfoca en las siguientes características de procedimientos:

• Sistema; ya que un conjunto de procedimientos tendientes a un mismo fin se conoce como un sistema.
  
• Método de trabajo colectivo; en un procedimiento intervienen varias personas.
  
• No se centran en una actividad específica. Un procedimiento está compuesto por varias actividades que a su vez contienen tareas.
  

Clasificación de los procedimientos

   La organización administrativa en una institución puede establecerse a través de la clasificación de los procedimientos en dos grandes grupos

• Procedimientos contables
  
• Procedimientos no contables
  

   Dentro del ciclo de operaciones de una empresa, se definen los procedimientos contables, como todos aquellos procesos, secuencia de pasos e instructivos que se utilizan para el registro de las transacciones u operaciones que realiza la empresa en los libros de contabilidad.

   Desde el punto de vista del análisis, se pueden establecer procedimientos contables, para el manejo de cada uno de los grupos generales de cuentas de los estados financieros. Algunos ejemplos de procedimientos contables, son los siguientes:

• Recepción de inventarios
  
• Ventas de productos
  
• Fabricación de productos
  
• Registro de estimaciones
  
• Destrucción de inventarios
  
• Gestión de pago
  
• Pago de Nómina y estipendio
  

   Realizar y llevar a cabo un inventario de todos aquellos procedimientos que pueden asimilarse como procedimientos contables de acuerdo con la definición dada al principio, permite conocer en profundidad todas las posibles operaciones que pueden a afectar la entidad. Cuando se está realizando el análisis de todos los procesos llevados a cabo por la empresa, es sumamente importante determinar e identificar todos aquellos clasificables como procedimientos contables. Por su parte los procedimientos no contables son aquellos que no afectan las cifras de los estados financieros; algunos ejemplos de este tipo de procedimientos son los siguientes:

• Procedimiento para contratación de empleados
  
• Procedimiento para cambio de horario laborable
  
• Procedimiento para tramitar reclamos de clientes
  

   Cada entidad debe poseer procedimientos que tengan definidas las funciones para garantizar la organización y autocontrol de las diferentes actividades y para la confección de estos es necesario tener en cuenta las regulaciones vigentes.

   Es necesario cuando se esté diseñando cualquier procedimiento, se debe tener presente algunos aspectos esenciales que redundan en el éxito de la implementación final. Se deben tener en cuenta las siguientes recomendaciones:

   Quien o quienes son los clientes objetivos del procedimiento. Esto debido a que los procedimientos deben ser acordes a los clientes que los utilizaran en su cotidiano trabajo.  Un procedimiento que no sea adecuado al cliente, puede ser determinante en la calidad de la información que se reciba.

   Determinar la información que en realidad sea relevante para la empresa cuando se diseñe un procedimiento. Se debe tener en cuenta al personal que maneje las estadísticas o las bases de datos que se requiere rescatar en un proceso. El exceso de información, en ocasiones innecesaria, inútil, repetida o inadecuada puede llevar a que la calidad de la información no sea la mejor, o que toda la información no sea plasmada en el documento.

Seleccionar adecuadamente las fuentes generadoras de la información que se requiere, y poder centrar el proceso en la búsqueda de la calidad de la información. Es muy común que en diferentes procedimientos se requiera o se incluya diligenciar una información. En ocasiones esto es necesario para confrontar, controlar y hacerle seguimiento a un proceso. No obstante, se deben seleccionar muy bien las fuentes generadoras de información debido a que una fuente inadecuada le puede acarrear grandes problemas y pérdidas de tiempo a causa de falsas alarmas. Una fuente adecuada debe ser aquella que genere un cliente cuyo manejo de esta información hace parte de sus funciones básicas de su cargo y su perfil le permite darle la suficiente importancia y conocimiento de dicha información.

  El diseño de un procedimiento debe tener en cuenta el tipo de cliente al que va dirigido el procedimiento como es el caso de su perfil, escolaridad y tipo de labor, además de otros aspectos como es el lugar donde generalmente se lleva a cabo el procedimiento.

   Si el diseño de los procedimientos se realiza sobre la base de los objetivos propuestos y los requerimientos específicos, el personal que los utiliza debe realizar el trabajo sin dificultades, en el momento debido y preciso. Entonces se puede decir que si existe un procedimiento correctamente elaborado y se utiliza debidamente se estaría en presencia de un eficiente control interno. En resumen los procedimientos son de suma importancia para lograr la economía, eficiencia y eficacia de las operaciones, constituyendo una guía a seguir, la que tiene que permanecer actualizada para ayudar a verificar la calidad de los procesos, erradicar y corregir los errores existentes permitiendo la mejora continua del sistema de control interno.

DIAGRAMA DE PROCEDIMIENTOS

EL DIAGRAMA

            Es la representación gráfica que permite esquematizar la información relativa a una serie de datos o relaciones que tienen los elementos de un conjunto, sistema o empresa, con el fin de facilitar la comprensión de la información que se deseen dar a conocer. En otras palabras, es un modelo gráfico que representa en forma esquematizada y simplificada alguna relación o fenómeno administrativo de organización o procedimientos, entre otros.

EL DIAGRAMA DE PROCEDIMIENTOS

Denominado también Diagrama de flujo o flujograma, el diagrama de procedimientos es una representación gráfica de las distintas operaciones de las que se compone un procedimiento o parte de él, clasificándolas según la naturaleza de cada una y estableciendo la secuencia cronológica de las mismas. En otras palabras, expresa secuencialmente las acciones rutinarias de un proceso, de forma tal que se comprenda fácilmente.

            Se basa en el empleo de símbolos que representan las etapas o pasos de un proceso y que se conectan por medio de flechas para representar la secuencia lógica de operaciones específicas y la interacción o relación entre los encargados de llevarlas a cabo. Ayuda a comprender el trabajo como proceso y a identificar en qué parte del proceso está el problema. Esto permite analizar los procedimientos y aportar ideas para su cambio o mejora.

DISEÑO DE LOS DIAGRAMAS DE PROCEDIMIENTOS

Para el diseño de los diagramas de procedimientos se deben cumplir cuatro (04), fases o etapas: estudio de los sistemas; diseño de gráficas; presentación de gráficas e instalación de nuevos sistemas. La fase de estudio de los sistemas es la investigación de los procedimientos actuales, se refiere a la forma en que se está ejecutando el trabajo. Se recopilan aquí los hechos detallados que deberán reunirse para preparar la descripción completa de los procesos en estudio. Se realiza haciendo preguntas a cada uno de los que están relacionados con el trabajo que se examina y escribiendo las respuestas. Toda esta información es transformada en un mapa-ruta que señala los procedimientos de los trabajadores y de los empleados, por medio del cual el analista ha conocido el procedimiento que cambiará o mejorará.

 En la segunda etapa o fase del diseño de las gráficas se desarrollarán los métodos nuevos, el equipo, las nuevas formas, en otras palabras, el nuevo sistema. Los diagramas de flujo que trazó el analista, ahora deben perfeccionarse. Los campos en los que se duplican los esfuerzos, o se gastan sin necesidad, aquellos en los que las rutas son difíciles y otros puntos de mejoramiento similar, se investigaran minuciosamente, la nueva gráfica será la imagen del nuevo procedimiento, que se convertirá en la base para el proyecto final, alrededor del cual se centrará la representación administrativa.

La fase de la presentación de los gráficos o diagramas consiste en explicar a la administración como trabaja el antiguo sistema y por qué y de qué manera debe mejorarse. Aquí el objetivo de los diagramas es simplificar y reducir y la decisión puede basarse en detalles pequeños, como por ejemplo, el curso que se ha dado a una copia o forma particular. Si el especialista ignora su destino, esta falta de conocimiento puede ser tomada por la administración como indicio de que el estudio ha sido conducido deficientemente y esta conclusión debilitará la confianza en la presentación total. Y finalmente, en la instalación de los nuevos sistemas, se emplearán los diagramas para facilitar la comprensión de los manuales de procedimientos.

Cuando se elabora un diagrama de procedimientos o diagrama de flujo, se debe tener en cuenta que estos poseen tres partes o elementos: El encabezado, la Estructura y la descripción narrativa del diagrama y que se deben respetar los siguientes criterios:

1.      En el Encabezado del diagrama de procedimientos debe estar expresada la siguiente información:

a.  Nombre de la Institución.

b.  Título (Diagrama de Procedimientos).

c.   Denominación del proceso o procedimiento.

d.  Denominación del sector responsable del procedimiento.

e.  Fecha de elaboración.

f.    Nombre del analista que realizó el trabajo.

g.  Nombres y abreviaturas de los documentos utilizados en el proceso o procedimiento y de los responsables.

h.  Simbología utilizada y su significado.

 

2.      La estructura del Diagrama de procedimientos comprende de la siguiente información:

a.  Debe indicarse claramente donde inicia y donde termina el diagrama.

b.  Las líneas deben ser verticales u horizontales, nunca diagonales.

c.   No cruzar las líneas de flujo empleando los conectores adecuados sin hacer usos excesivos de ellos.

d.  No fraccionar el diagrama con el uso excesivo de conectores.

e.  Solo debe llegar una sola línea de flujo a un símbolo. Pero pueden llegar muchas líneas de flujo a otras líneas.

f.    Las líneas de flujo deben entrar a un símbolo por la parte superior y/o izquierda y salir de él por la parte inferior y/o derecha.

g.  En caso de que el diagrama sobrepase una página, enumerar y emplear los conectores correspondientes.

h.  Todo texto escrito dentro de un símbolo debe ser legible y preciso, evitando el uso de muchas palabras.

i.    Todos los símbolos tienen una línea de entrada y una de salida, a excepción del símbolo inicial y final.

j.    Solo los símbolos de decisión pueden y deben tener más de una línea de flujo de salida.

k.  Cada casilla de actividad debe indicar un responsable de ejecución de dicha actividad.

l.    Cada flecha representa el flujo de una información.

 

3.      En la descripción narrativa del diagrama deben considerarse los siguientes aspectos:

a.  Describir los pasos del procedimiento, especificando quién hace, cómo hace, cuando hace y dónde hace cada paso. Esta es la parte más importante y útil para el personal de ejecución de una organización o empresa, para recordar los pasos de un procedimiento, leyendo una o dos páginas del diagrama, sin tener que volver a leer el manual de procedimientos completo.

b.  Deben utilizarse frases cortas, pero completas.

c.  Las frases deben comenzar con un verbo en tercera persona del singular, del tiempo presente indicativo. Por ejemplo: Recibe, controla, remite o archiva, entre otros.

d.  Deben evitarse, en lo posible, los términos técnicos y/o que puedan tener más de una interpretación; usar en todos los casos términos sencillos y uniformes, que el personal que tenga que utilizarlo pueda entender con mayor facilidad el significado de su contenido.

 

SIMBOLOGÍA DEL DIAGRAMA DE PROCEDIMIENTOS

            Los símbolos utilizados para elaborar los diagramas de procedimientos son los símbolos Therbligs, diseñados por el doctor Frank Gilbreth, para analizar las operaciones y varían desde figuras geométricas hasta complicados dibujos simbólicos que diferencian a los numerosos tipos de operaciones que tienen lugar en las empresas. La selección de los símbolos convencionales depende del procedimiento que va a graficarse y del empleo que vaya a darse a los mismos, la norma ASME es una de las más usadas y se puede resumir como sigue:

 

 NOTA: Se recomienda hacer click en el link: "Movimientos Therbligs" en Enlaces recomendados, para mejor comprensión de la simbología que se utilizará en el presente capítulo. Este material será discutido en clase. 

 

CONSTRUCCION DE LOS DIAGRAMAS DE PROCEDIMIENTOS

            Esta tarea implica la ejecución de la serie de pasos, que se explican a continuación:

1.      Conformar un grupo de trabajo donde participen los responsables de la ejecución y el desarrollo de los procedimientos que se encuentran interrelacionados y que constituyen un proceso.

2.      Establecer el objetivo que se persigue con el diseño de los diagramas y la identificación de quien lo empleará, lo cual permitirá definir el grado de detalle y tipo de diagrama a utilizar.

3.      Hacer una lista de todos los pasos del proceso como se están realizando, manteniendo tan simple como sea posible su descripción.

4.      Definir los límites de cada procedimiento mediante la identificación del primer y último paso que lo conforman, considerando que en los procedimientos que están interrelacionados el comienzo de uno es la conclusión del proceso previo y su término significa el inicio del proceso siguiente.

5.      Una vez que se han delimitado los procedimientos, se procede a la identificación de los pasos que están incluidos dentro de los límites de cada procedimiento y su orden cronológico.

6.      Validar el diagrama y las medidas de desempeño del mismo con los propietarios o los que llevan a cabo el proceso y con los usuarios del mismo ya que para que un equipo pueda mejorar algún proceso, necesitan entenderlo. Las personas que pueden evaluarlo son las que participan en el proceso o reciben algún producto, servicio o información de él. 

7.      Identificar y registrar el valor, tiempo invertido y costo de cada paso en el proceso.

8.      Llevar a cabo un proceso de chequeo, ratificando: la precisión del proceso conforme se desarrolle el diagrama y el tiempo estimado/real de cada paso.

Bajo el título de norma se denomina a toda aquella ley o regla que se establece para ser cumplida por un sujeto específico en un espacio y lugar también específico. Las normas son las pautas de ordenamiento social que se establecen en una comunidad humana para organizar el comportamiento, las actitudes y las diferentes formas de actuar de modo de no entorpecer el bien común.

A lo largo de la historia, las diferentes sociedades han establecido su conjunto particular de normas y leyes sociales que tienen siempre que ver con las estructuras de pensamiento, los modos de entender el mundo y aquello que las rodea, los valores considerados morales, etc. Esto hace que cada conjunto de normas sociales sean específicas y particulares a esa comunidad y que se organicen de tal manera en relación a las necesidades e intereses de esa comunidad.

Las normas han sido tradicionalmente orales y el hecho de convertirse en escritas es lo que las hace volverse universales y objetivas ya que se limita el abuso interpretativo que las partes pueden realizar al estar establecidas sólo en la conciencia. Las normas jurídicas actuales son la herencia del derecho romano, uno de los conjuntos de normas y leyes más complejos de la antigüedad. Al hablar de normas jurídicas, seguimos haciendo referencia a pautas de comportamiento pero estas se vuelven mucho más específicas y en muchos casos pueden no abarcar actitudes y valores morales que ya se dan por sentado y no se consideran necesarios poner por escrito.

Las normas pueden estar, además, organizadas y clasificadas de acuerdo a los problemas y temáticas sobre las cual versen: temáticas económicas, familiares, políticas, laborales, penales y muchas otras. Esto permite acceder de manera más fácil y rápida a las secciones correspondientes de normas cuando son necesarias.

Del mismo modo que todas las sociedades cuentan con sus conjuntos de normas y leyes, todas cuentan con diversos sistemas de castigos y penalidades para aquellos sujetos que no las cumplan o respeten y que entren así en la categoría de individuos peligrosos para la sociedad. Las penas y castigos pueden variar en intensidad dependiendo del tipo de crimen así como también del tipo de sociedad o comunidad en la cual se cometan los delitos, siendo algunas más duras y represivas que otras.

... via Definicion ABC http://www.definicionabc.com/derecho/norma.php

Bajo el título de norma se denomina a toda aquella ley o regla que se establece para ser cumplida por un sujeto específico en un espacio y lugar también específico. Las normas son las pautas de ordenamiento social que se establecen en una comunidad humana para organizar el comportamiento, las actitudes y las diferentes formas de actuar de modo de no entorpecer el bien común.

A lo largo de la historia, las diferentes sociedades han establecido su conjunto particular de normas y leyes sociales que tienen siempre que ver con las estructuras de pensamiento, los modos de entender el mundo y aquello que las rodea, los valores considerados morales, etc. Esto hace que cada conjunto de normas sociales sean específicas y particulares a esa comunidad y que se organicen de tal manera en relación a las necesidades e intereses de esa comunidad.

Las normas han sido tradicionalmente orales y el hecho de convertirse en escritas es lo que las hace volverse universales y objetivas ya que se limita el abuso interpretativo que las partes pueden realizar al estar establecidas sólo en la conciencia. Las normas jurídicas actuales son la herencia del derecho romano, uno de los conjuntos de normas y leyes más complejos de la antigüedad. Al hablar de normas jurídicas, seguimos haciendo referencia a pautas de comportamiento pero estas se vuelven mucho más específicas y en muchos casos pueden no abarcar actitudes y valores morales que ya se dan por sentado y no se consideran necesarios poner por escrito.

Las normas pueden estar, además, organizadas y clasificadas de acuerdo a los problemas y temáticas sobre las cual versen: temáticas económicas, familiares, políticas, laborales, penales y muchas otras. Esto permite acceder de manera más fácil y rápida a las secciones correspondientes de normas cuando son necesarias.

Del mismo modo que todas las sociedades cuentan con sus conjuntos de normas y leyes, todas cuentan con diversos sistemas de castigos y penalidades para aquellos sujetos que no las cumplan o respeten y que entren así en la categoría de individuos peligrosos para la sociedad. Las penas y castigos pueden variar en intensidad dependiendo del tipo de crimen así como también del tipo de sociedad o comunidad en la cual se cometan los delitos, siendo algunas más duras y represivas que otras.

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