Organización y Sistemas

ORGANIZACIÓN Y SISTEMAS

   Lo primero que tomaremos en cuenta es la definición de Organización y Sistemas, recopilando varios criterios referente a este tema.

A continuación diferentes definiciones:

1. Ciencia que estudia procesos administrativos y la estructura organizacional de un sistema.
2. Las técnicas de organización construyen una herramienta que facilita el desarrollo de los procedimientos administrativos así como optimizar los recursos disponibles, aplicando principios y formando diagnósticos que nos permitan recomendar soluciones, surgiendo un modelo organizacional. Aquí se puede visualizar un ejemplo un esquema organizativo.

   Teniendo conocimiento a la hora de hablar de Organización y Sistemas; nos enfocamos en el origen de donde emana este tema desde su inicio, y aspectos mas importantes en su evolución.

ORIGEN Y ANTECEDENTES 

   La creación de las unidades de Organización y Sistemas se vincula, por una parte, a los esfuerzos de reorganización administrativa tendientes a racionalizar y hacer más eficiente cuyos antecedentes que remontan a 1821, fecha de la aparición del Estado Mexicano y de la era moderna y por otra parte, al establecimiento del proceso de modernización administrativa que se inicia en 1965.

   La evolución que ha seguido, se puede dividir en dos fases importantes: una referente a su origen y formación y otra referente a su consolidación.

Esta primera fase abarca el período de 1917 a 1964, que se inicia con la creación de los departamentos administrativos y termina con la instalación de las unidades de Organización y Sistemas en toda la administración. Este período se caracteriza por la confusión y el parcialismo, porque se ligó la función de Organización y Sistemas a las funciones de contabilidad y auditoria con funciones de mejoramiento administrativo, ya que éstas se encargan de racionalizar el aprovechamiento de los recursos.

   La segunda fase es, a partir de 1965, en donde se dedican a modernizar la administración e introducen las técnicas administrativas experimentadas en el sector privado y consolidan su acción de revisión permanente tanto de la estructura como del funcionamiento.

   Las unidades de O y S se legalizan en 1971 por medio de varios acuerdos:

1. "Acuerdo por el que se establecen las bases para la promoción y coordinación de las reformas administrativas"
2. "Acuerdo por el que se dispone que los titulares de cada departamento deben procurar dar la atención que requiere el programa de reforma administrativa de su dependencia"
3. "Acuerdo por medio del cual se da a conocer que corresponde a la Presidencia llevar a cabo visitas periódicas de evaluación en materia de reforma administrativa y los diagnósticos necesarios"

"En los últimos años, Organización y Sistemas, no sólo se ha consolidado mediante el apoyo político y legal que se les otorga, sino también por su funcionamiento en la práctica"

   Cabe destacar que todas las organizaciones desarrollan estructura sistemática que define y limita el comportamiento de sus miembros. Desarrollar una estructura incluye, por ejemplo, crear reglas, conferir algunos miembros control o supervisor sobre otros, formar equipos de trabajo o preparar descripciones de puestos en forma tal que los miembros sepan que esperan que hagan. 

CARACTERÍSTICAS DE LOS ANÁLISIS DE ORGANIZACIÓN Y SISTEMAS 

- No son de aplicación general, sino que su aplicación va a depender de cada situación en particular.

-Son de gran aplicación en los trabajos que se repiten, de manera que facilita la aplicación continua y sistemática.

-Son flexibles y elásticos, pueden adaptarse a las exigencias de nuevas situaciones.

Desde otro punto de vista Gomes G (1997) se enfoca en las siguientes características de procedimientos:

-Por no ser un sistema; ya que un conjunto de procedimientos tendientes a un mismo fin se conoce como un sistema.

- Por no ser un método individual de trabajo. El método se refiere específicamente a como un empleado ejecuta una determinada actividad en su trabajo.

PERFIL DEL ANALISTA DE ORGANIZACIÓN Y SISTEMAS 

Para que un analista de O y S ejerza satisfactoriamente su función, determinados requisitos se vuelven indispensables, estos son:

• Poseer conocimientos  especializados sobre procedimientos, métodos, técnicas e instrumentos administrativos.
• Poseer capacidad de análisis y síntesis en proporciones superiores a las que normalmente se exige como media de los administradores.
•  Ser creativo, hábil y auto-confiable.
• Poseer facilidades para las relaciones humanas.
• Saber oír, observar, argumentar e influir en terceros.

Condiciones Particulares:

 ANALIZADOR. Es importante esta condición cuando se trata de recopilación de datos; saber cuales son los que debe anotar para su posterior análisis.

 ORIENTADOR. El trabajo de O y S es racional; exige una secuencia lógica por lo que consecuentemente el analista debe ordenar tosa su actividad, con el objetivo de obtener resultados positivos.

PERCEPTIVO. Habilidad para saber si todos los datos recogidos son útiles y cuales debe obtener.

BUEN OYENTE. Debe saber oír, más que saber interrogar. A la primer pregunta, debe seguir las respuesta del entrevistado y no interrumpirlo en su relato.

CREADOR E INNOVADOR. Ver las soluciones a medida que estudia los problemas y analizar los datos. Crear mejores condiciones de funcionamiento de las unidades de la empresa ya que no se debe canalizar por el cambio mismo sino innovar para lograr mayor eficiencia.

 VENDEDOR. El analista debe tratar de ganar la aprobación de su trabajo y la colaboración para implementar sistemas y procedimientos. Para ello hace falta: espíritu conciliador, tacto, comprensión y paciencia.

    

A continuación les dejo un link referente al tema expresado, esta interesante 

https://www.youtube.com/watch?v=uEeAXX439c4