Organimetría

ORGANIMETRÍA 

   Recuerde dos cosas. En primer término, debido a que las estrategias y los entornos cambian con el tiempo, el diseño de las organizaciones es un proceso permanente. En segundo, los cambios de estructura suelen implicar el proceso de prueba y error.

"Organimetría" es una palabra compuesta de dos elementos: la organización, del latín

Organón, órgano elemento de un sistema y sistema en sí mismo; y del griego

"metría", que significa medida. Por lo tanto la Organimetría es la "medición de o de los sistemas". Pero está medición está basada en la dimensión de la organización, y el grado de complejidad de ésta. La Organimetría es el conjunto de técnicas para representar las organizaciones y sus relaciones formales.

El proceso administrativo y la organimetría

   Existen múltiples modelos del Proceso Administrativos; desde el básico de 4 fases (planificación, organización, dirección y control) hasta los modelos que distinguen una Mecánica Administrativa (previsión, planeación y organización) y una Dinámica Administrativa (integración, dirección y control). En ambos casos podemos establecer que la

   Organimetría es parte del proceso de la Organización. Los miembros de una organización necesitan un marco estable y comprensible en el cual puedan trabajar unidos para alcanzar las metas de la organización. El proceso gerencial de la organización implica tomar decisiones para crear este tipo de marco, de tal manera que las organizaciones puedan durar desde el presente hasta bien entrando al futuro.

Este proceso de organización puede resumirse en:

•Diseño Organizacional: Determinar la estructura de la organización que es más conveniente para la estrategia, el personal, la tecnología y las tareas de la organización.

•Estructura Organizacional: La forma de dividir, organizar y coordinar las actividades de la organización.

Estas fases se suceden, es decir que la Estructura Organizacional es producto del Diseño Organizacional. En este escenario la Organimetría representa lo que el Diseño y la Estructura Organizacional han establecido en la Organización Formal. Esto lo podemos apreciar en el siguiente gráfico:

 

OBJETIVOS 

   Permite conocer de manera general y ordena la organización, aunque de manera superficial tiene cabal importancia en cualquier organización cualquiera sea su posición en el mercado, tamaño y actividad que desarrolla.

Utilidad

              
        Los organigramas son útiles instrumentos de organización, puesto que nos proporcionan una imagen formal de la organización, facilitando el conocimiento de la misma y constituyendo una fuente de consulta oficial; algunas de las principales razones por las que los organigramas se consideran de gran utilidad, son:

Representan un elemento técnico valiosos para el análisis organizacional.

·         La división de funciones.

·         Los niveles jerárquicos.

·         Las líneas de autoridad y responsabilidad.

·         Los canales formales de la comunicación.

·         La naturaleza lineal o asesoramiento del departamento.

·         Los jefes de cada grupo de empleados, trabajadores, etc.

·         Las relaciones que existen entre los diversos puestos de la empresa en cada departamento o sección de la misma.

TIPOS DE ORGANIGRAMAS 

.  POR SU NATURALEZA: Este grupo se divide en tres tipos de organigramas:

• Microadministrativos: Corresponden a una sola organización, y pueden referirse a ella en forma global o mencionar alguna de las áreas que la conforman [2].
• Macroadministrativos: Involucran a más de una organización [2].
• Mesoadministrativos: Consideran una o más organizaciones de un mismo sector de actividad o ramo específico. Cabe señalar que el término mesoadministrativo corresponde a una convención utilizada normalmente en el sector público, aunque también puede utilizarse en el sector privado [2].

2. POR SU FINALIDAD: Este grupo se divide en cuatro tipos de organigramas:

• Informativo: Se denominan de este modo a los organigramas que se diseñan con el objetivo de ser puestos a disposición de todo público, es decir, como información accesible a personas no especializadas [3]. Por ello, solo deben expresar las partes o unidades del modelo y sus relaciones de líneas y unidades asesoras, y ser graficados a nivel general cuando se trate de organizaciones de ciertas dimensiones [3].
• Analítico: Este tipo de organigrama tiene por finalidad el análisis de determinados aspectos del comportamiento organizacional, como también de cierto tipo de información que presentada en un organigrama permite la ventaja de la visión macro o global de la misma, tales son los casos de análisis de un presupuesto, de la distribución de la planta de personal, de determinadas partidas de gastos, de remuneraciones, de relaciones informales, etc. Sus destinatarios son personas especializadas en el conocimiento de estos instrumentos y sus aplicaciones [3].
• Formal: Se define como tal cuando representa el modelo de funcionamiento planificado o formal de una organización, y cuenta con el instrumento escrito de su aprobación. Así por ejemplo, el organigrama de una Sociedad Anónima se considerará formal cuando el mismo haya sido aprobado por el Directorio de la S.A. [3].
• Informal: Se considera como tal, cuando representando su modelo planificado no cuenta todavía con el instrumento escrito de su aprobación [3].

3. POR SU ÁMBITO: Este grupo se divide en dos tipos de organigramas:

• Generales: Contienen información representativa de una organización hasta determinado nivel jerárquico, según su magnitud y características. En el sector público pueden abarcar hasta el nivel de dirección general o su equivalente, en tanto que en el sector privado suelen hacerlo hasta el nivel de departamento u oficina [2].
  Ejemplo:
  
• Específicos: Muestran en forma particular la estructura de un área de la organización [2].
  Ejemplo:
  

4. POR SU CONTENIDO: Este grupo se divide en tres tipos de organigramas:

• Integrales: Son representaciones gráficas de todas las unidades administrativas de una organización y sus relaciones de jerarquía o dependencia. Conviene anotar que los organigramas generales e integrales son equivalentes [2].
  Ejemplo:
  
• Funcionales: Incluyen las principales funciones que tienen asignadas, además de las unidades y sus interrelaciones. Este tipo de organigrama es de gran utilidad para capacitar al personal y presentar a la organización en forma general [2].
  Ejemplo:
  
• De puestos, plazas y unidades: Indican las necesidades en cuanto a puestos y el número de plazas existentes o necesarias para cada unidad consignada. También se incluyen los nombres de las personas que ocupan las plazas [2].
  

5. POR SU PRESENTACIÓN O DISPOSICIÓN GRÁFICA: Este grupo se divide en cinco tipos de organigramas:

• Verticales: Presentan las unidades ramificadas de arriba abajo a partir del titular, en la parte superior, y desagregan los diferentes niveles jerárquicos en forma escalonada. Son los de uso más generalizado en la administración, por lo cual, los manuales de organización recomiendan su empleo [2].
  
• Horizontales: Despliegan las unidades de izquierda a derecha y colocan al titular en el extremo izquierdo. Los niveles jerárquicos se ordenan en forma de columnas, en tanto que las relaciones entre las unidades se ordenan por líneas dispuestas horizontalmente [2].
  
• Mixtos: Este tipo de organigrama utiliza combinaciones verticales y horizontales para ampliar las posibilidades de graficación. Se recomienda utilizarlos en el caso de organizaciones con un gran número de unidades en la base [2].
  
• De Bloque: Son una variante de los verticales y tienen la particularidad de integrar un mayor número de unidades en espacios más reducidos. Por su cobertura, permiten que aparezcan unidades ubicadas en los últimos niveles jerárquicos [2].
  
• Circulares: En este tipo de diseño gráfico, la unidad organizativa de mayor jerarquía se ubica en el centro de una serie de círculos concéntricos, cada uno de los cuales representa un nivel distinto de autoridad, que decrece desde el centro hacia los extremos, y el último círculo, osea el más extenso, indica el menor nivel de jerarquía de autoridad. Las unidades de igual jerarquía se ubican sobre un mismo círculo, y las relaciones jerárquicas están indicadas por las líneas que unen las figuras [3].
  

CRITERIOS 

   Los organigramas deben ser muy claros; se recomienda que no contengan un número excesivo de cuadros y puestos; no deben comprender ordinariamente a los trabajadores o empleados, lo más frecuente es hacerlos del Director o Gerente General y terminarlos con los jefes o supervisores del último nivel. Los organigramas deben contener nombres de funciones y no de personas; cuando se desea que estos últimos figuren, conviene colocar dentro del mismo cuadro, con una letra mayor el nombre del puesto y con letra menor el nombre de la persona que lo ocupe. Los organigramas no pueden representar un número muy grande de elementos de organización... Los colores, líneas gruesas, etc., los hace confusos.

El organigrama debe contener principalmente los siguientes datos:

Títulos de descripción condensada de las actividades.

Nombre del funcionario que formuló las cartas.

Fecha de formulación.

Aprobación (del presidente, vicepresidente ejecutivo, etc.)

Leyenda, (explicación de líneas y símbolos especiales).

Los organigramas u organogramas serán departamentales; se usará el formato vertical en el que las líneas de autoridad van de arriba hacia abajo. Los puestos se agruparán por secciones, que serán las divisiones de la oficina. Cada puesto se indicará con su rectángulo, que llevará adentro el nombre del puesto. Las oficinas o secciones se indicarán por medio de dos líneas horizontales paralelas, que llevarán en medio el nombre de la oficina o sección. En la parte superior del organograma, va el nombre de la Institución seguido del nombre del departamento y el título: organograma; así como en el ángulo superior derecho, la fecha de elaboración.
Entre las técnicas reales para la elaboración de un organograma se deben considerar:

• los datos que deben recogerse,
• las fuentes de información,
• los métodos de recogerlos.

   Lo primero que debe determinarse es el tipo de organograma que se va a elaborar y el área de la institución que vaya a representarse para recoger sólo la información que a ambas cosas se ajuste.
Para la elaboración de un organigrama se debe recoger principalmente la siguiente información:
Información sobre unidades

El primer dato a obtener será el número de personas que trabajan en la institución. Ésta será una cifra de control.

Un segundo dato será el número de niveles, partiendo del órgano en que radique la autoridad total y los órganos que comprenden cada nivel.

Se investigarán los puestos que corresponden a cada órgano y las plazas que comprenden cada puesto.

Información sobre relaciones
Debe precisarse con que otros órganos y qué tipo de relaciones tiene cada uno de los órganos de cada uno de los niveles de la estructura administrativa.
Información sobre funciones o labores
Para el caso de elaborar organigramas funcionales, se requiere información sobre las funciones o labores que realice cada una de las unidades que vayan a quedar representadas en el organograma.
¿Organización futura o actual?
La elaboración de un organigrama puede deberse a dos situaciones:

• Planeación de una organización nueva.
• Representación de una organización existente.

Planeación de la organización
En el caso de planeación de una organización nueva, las únicas fuentes de información las constituyen los estudios y proyectos realizados.
Fuentes de información
En el caso de una organización existente, las fuentes de información pueden ser:

Los archivos de la institución,

Los empleados y funcionarios,

C) Los locales de oficinas y talleres en donde se realiza el trabajo.
Métodos de recolección de datos

Investigación documental (a través de leyes, reglamentos, reformas, boletines, etc.).

Cuestionarios escritos.

Entrevistas con jefes y empleados.

Observación directa de los locales en donde se desarrolla el trabajo (se observa de las oficinas y talleres donde se labora)

NOTA: Lo ideal es usar una combinación de los cuatro.
Registro de datos
Los datos recogidos deberán quedar registrados de tal manera que permitan su análisis, y su tabulación en su caso.
Análisis de datos
La información recogida debe ser sometida a un procedimiento de análisis e interpretación. Analizada, interpretada y confirmada toda la información, se está en condiciones de proceder a la elaboración del organigrama.